如何使用請款單功能?

本篇文章將介紹 SWAP 平台中的請款單功能,幫助會員與客戶輕鬆搞定核銷所需的文件!

本文大綱

一、SWAP 請款單使用須知

二、建立專案與報價單

三、建立請款單

四、會員簽名請款單

五、客戶簽名請款單

六、客戶付款並取得發票

七、總結

一、SWAP 請款單使用須知

在你使用本功能前,我們建議你與客戶確認下方請款單範本是否能核銷,以提升請款效率。

請您與客戶務必確認請款單上的所有內容。本示意報價單網址,點此查看

💡 注意事項:因 SWAP 為平台方不介入案件內容與成果,因此發票項目固定為『勞務服務費』,會員所提供的勞務服務內會載明在請款單上。

客戶確認上方請款單的格式能核銷後,接下來我們將說明如何透 SWAP 建立請款單並讓客戶線上簽名與支付案件款項!

二、建立專案與報價單

在使用請款單前你必須先建立專案。我們建議每個專案都先從報價單的流程開始,即使客戶客戶很急的情況下,我們仍建議這樣做,有經過報價單的流程能夠確保雙方合作的基本權益。建立專案與報價單的程序請點此參考

三、建立請款單

在專案頁面中你可以點擊請款單的建立按鈕,即可進入到建立請款單的頁面。

💡 注意事項:每個專案可以有多張請款單,你可以依據需求,例如. 訂金、尾款… 等,建立多張請款單。

切換為先開發票模式

預設的請款單,發票會在客戶完成付款後才會產生。若你的客戶為公家機關需要先有發票後才能進行付款,請透過網站內的客服系統聯繫我們以開通本功能。本功能採預約制,除了原有請款單的手續費之外,將額外收取專案費,專案費將依據案件個別狀況來進行報價。

請款單備註

你可以在本欄位中輸入這次請款的額外備註,例如分階段請款的專案可在本欄位寫入本次請款的目的。

請款金額

輸入本次請款客戶需支付的金額(含稅金額),在你設定的過程中,系統會自動計算請款單的手續費與對應的入帳金額。

四、會員簽名請款單

在編輯請款單頁面的最下方有點此簽名按鈕可以讓會員進行簽名。

💡 注意事項:當你(會員)簽名後將無法更改專案資訊與請款單,簽名之前請務必與客戶確認專案的資訊與請款單上的資訊是否都是正確的。

當你(會員)簽名後,系統將在 SWAP 平台簽章欄位自動蓋上請款專案用章。

💡 注意事項:請款單上虛擬帳號的匯款資訊將於會員簽名後才會產生。

五、客戶簽名請款單

你可以透過文件右上角的分享按鈕,將請款單網址分享給客戶,讓客戶確認內容是否正確並完成簽名。

客戶取得報價單網址後可瀏覽報價單內容並進行簽名。

💡 注意事項:客戶進行簽名前,會員必須先完成簽名。

六、客戶付款並取得發票

當客戶完成付款後,請等待 3 分鐘並重新整理網頁。發票將出現在請款單上,客戶可以進行列印或是儲存成 PDF 以供後續核銷。

七、總結

以上就是 SWAP 請款單的功能,從製作請款單、核對資訊、簽署以及發票核銷的的所有步驟都能在線上完成,大幅提升你與客戶之間的作業效率與品質。歡迎想成為高效率的自由工作者的你點擊此加入 SWAP 的行列

若你有其他請款單的格式需求,歡迎點此連結聯繫我們,或是透過信箱 [email protected] 聯絡我們。

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